Инвентаризация расходов

Как только стало понятно, что все уходят на карантин, мы затеяли полную инвентаризацию своих расходов. Начали ранжировать их по статьям затрат. В результате, получили глубокую аналитику постоянных и переменных расходов и осознали, где можем их избежать. Для этого, первым делом, прошлись по поставщикам – обсудили от каких их услуг можем отказаться временно или постоянно.

Приведу один пример с маленьким бюджетом, но весьма показательный. К нам пришли ребята из маркетинга и сказали, что надо срочно сократить рекламные расходы. Когда изучили бумаги, обнаружили счет на 1 тыс. рублей по статье реклама, который оплачивали каждый месяц, но никто не знал, за что именно мы платили. Когда разобрались, оказалось, что столько стоила нам аренда таблички в сервисном центре в Екатеринбурге. Об этом давно все забыли. Но мы исправно оплачивали счета. Конечно, от этих расходов мы отказались. И тут важна даже не сумма, а то, что трата была бездумная. И таких «блох» обнаружилось немало. А ведь капля по капле – уже океан. 

Перевели постоянные расходы в переменные

По некоторым видам расходов мы смогли перевести постоянные траты в переменные. Это касалось абонентской платы, аренды и других услуг. Например, со всеми компаниями, которые занимаются обслуживанием компьютерной техники в магазинах мы перешли на работу по системе заявок. А аренду стали платить от оборота, а не по фиксированной ставке, поскольку поток клиентов сильно уменьшился, и во многих ТЦ мы откатились по трафику к показателям многолетней давности. Понятно, что ТЦ соглашались на такие изменения со скрипом. Но с большинством арендодателей нам удалось договориться. 

В начале карантина у нас были трудности с подрядчиками из Китая из-за разрыва в дебиторских и кредиторских платежах. Мы заказали большой объем товара заранее и нам его привезли. Но оплатить его как обычно мы не смогли, потому что возникли сложности со сбытом. Отдел логистики провел большую работу – уговаривал поставщиков сдвинуть сроки оплаты. Удалось получить отсрочку на 1-3 месяца. С другими поставщиками сложностей не было. Везде, где мы просили об отсрочке платежа и скидках, нам их давали. В принципе, все понимали ситуацию и стремились сохранить отношения.

Ушли от предоплат

Я считаю, что предоплата за услугу – это зло, которое несет в себе значительные риски для плательщика. Мало того, что вы «морозите» деньги и несете кредитные риски, так еще можете эту предоплату легко потерять. Кроме того, поставщик, получивший предоплату, ни в ком и ни в чем не заинтересован. Он может вообще исчезнуть. 

Мы и раньше настаивали на отсутствии предоплаты. Но сейчас это требование стало обязательным. Если поставщик начинает давить, мы тут же поднимаем вопрос о том, чтобы прекратить с ним отношения. Единственное исключение, которое мы делали во время карантина в этом вопросе, это закупка СИЗ. Без предоплаты никто не хотел отгружать маски и санитайзеры, которые в какой-то момент оказались в дефиците. В остальных переговорах мы были непреклонны. Если переговоры заходили в тупик, мы искали альтернативных поставщиков. Практика показала, что всегда можно найти тех, кто окажет услугу качественней и дешевле. Поэтому с каждого отдела я сегодня требую 2-3 конкурентных предложения, чтобы точно знать, что мы получаем лучшее.

Мы провели инвентаризацию и самих поставщиков, которым были выданы авансы. Выявили несколько случаев, когда люди еще не закончили работы, а их фирма уже оказалась в предбанкротном состоянии. По некоторым эпизодам придется идти в суд. Но таких случаев немного. Все-таки мониторинг поставщиков и до пандемии у нас был налажен хорошо. 

Внедрение новых экономящих технологий

Мы стали активней внедрять менее затратные и более эффективные технологии. Вы спросите, что мешало сделать это раньше? Для примера расскажу один кейс из нашей практики. Не секрет, что все арендодатели грешат тем, что пускают на свой объект, как правило, одного провайдера телефонии и интернета. Из-за отсутствия конкуренции на услуги, тарифы для ретейла оказываются завышены в 2-3 раза. Например, в аэропорту Домодедово провайдер никогда не подключает торговлю напрямую, а только через дочерние структуры с высоким ценником. Возможно, это как-то связано с обеспечением мер безопасности в аэропорту, а не только с желанием провайдера заработать. Не знаю. Но мы от такой ситуации устали. Но в кризис поняли, что платить втридорога не хотим. Мы инициировали пересмотр тарифов и занялись переходом на IP-телефонию. Cейчас идет активная оптимизация. В итоге, вместо 30 телефонных провайдеров у нас постепенно останется 2-3 партнера. И это пример только из одной сферы, связанной с технологиями. Останавливаться мы не собираемся.