Мы производим и поставляем заказчикам десятки тысяч тонн продукции в год. В связи с этим нам приходится работать с большим количеством контрагентов. Причем закупки, которые я контролирую, это не только рыба и соусы, это и упаковка, и тара, и техника с оборудованием.

Чтобы пояснить, какое разнообразие партнеров в нашем бизнесе, достаточно взять нашу последнюю разработку - морепродукты в масле в банке с инмолд-этикеткой. Чтобы этот товар появился на полках торговых сетей, нам пришлось везти мидии из Чили, кальмары – из Перу и Китая, осьминогов - из Вьетнама, масло и оливки - из Греции (правда, через российских дилеров). И это всего лишь один продукт из нашей линейки.

При таком разнообразии и объеме поставок рано или поздно возникает вопрос о формировании пула надежных партнеров. Но выстраивая консервативные отношения, важно не пропустить возможность снижения себестоимости сырья и оборудования, особенно сейчас, когда все вокруг оптимизируют расходы.

Еще несколько лет назад мы подбирали поставщиков интуитивно, а сейчас делаем это с помощью ERP-системы (информационная система, которая позволяет хранить и обрабатывать большие массивы важных для работы компании данных): заносим все требования в программу и анализируем с ее помощью кандидатов. Все прозрачно.

Каковы главные проблемы в работе с поставщиками?

Опыт показал, что в категории «сырье» - это качество товара. Чтобы получить высококачественное сырье по лучшей цене в оговоренный срок, мы досконально изучаем поставщика до заключения сделки. Такую процедуры мы проводим на старте отношений, а если отношения становятся долгосрочными, то мониторим ситуацию раз в год. При проверке и мониторинге мы опираемся на данные рейтинговых агентств и информацию собственной службы безопасности. В случае с иностранными контрагентами дополнительно берем в расчет их активность по импорту, наличие аккредитаций Россельхознадзора, а также собственного производства (избегаем посредников). Перед первой закупкой наш инспектор или привлеченная сюрвейерская компания обязательно посещают потенциального партнера и смотрят, в каких условиях ведется его работа.

Но даже если наша служба безопасности считает поставщика ненадежным, для него не все потеряно. Можно применить регламенты, которые позволят начать работу, минимизировав риски: например, подписать договор на уменьшение аванса при отгрузке до $15 тыс., применить банковскую гарантию, аккредитив или другие инструменты, чтобы обезопасить первый платеж.  

Да, мы изучаем разных поставщиков, тратим на это много времени и денег, но, к сожалению, даже при таком подходе не всегда получаем, что хотим. Не более, чем в 0,05% случаев недобросовестные участники рынка не отгружают продукцию и не возвращают аванс. В этом случае подключается наш юридический отдел для решения ситуации. Поэтому ключевой критерий надежности для нас – это финансовая безопасность платежей по контракту. Сейчас, во время эпидемии коронавируса, это особенно важно: по нашему прогнозу количество недобросовестных компаний будет увеличиваться.

Мы ввели шкалу надежности партнеров, в ней 4 блока. Первый, категория «А» – «надежный поставщик», документы, финансы, сроки и качество поставок – все критерии соответствуют нашим требованиям, категория «В»– «надежный минус», третий уровень– «потенциальный партнер» (новичок, на которого пока смотрим, изучаем), четвертый – «черный список», если партнер капитально «прокололся», в том числе, финансово. За всю историю компании набралось не более 10 поставщиков, попавших в «черный список», но попасть в него очень легко, и даже партнеры со стажем и репутацией, увы, от этого не застрахованы.

В категории «ингредиенты и расходники» основная проблема другая – несвоевременность поставок в «горячий» период, а также попытка «передернуть» цены, несмотря на фиксированные договоренности. Во время эпидемии коронавируса мы это увидели особенно отчетливо: многие цены на рынке пошли вверх, и были попытки со стороны поставщиков изменить цены, которые мы уже ранее зафиксировали в договорах. Вопросы качества поставок в этой группе тоже возникают, но редко, и решаются в рабочем порядке. Но чтобы себя обезопасить, мы обычно прописываем в договоре, что поставщик со своими контрагентами несет полную ответственность перед нами в случае сбоев в поставке. За каждый срыв сроков он платит штраф в размере 30% от суммы недопоставленного товара. Перевыставление нерадивым поставщикам штрафов, которые из-за их ошибок  мы получаем от торговых сетей, - еще одна введенная нами практика.

Что касается категории «инвестиционных закупок» (оборудование, техника и др.), то здесь чаще всего происходит срыв сроков при поставках и пусконаладочных работах. Несколько лет назад уважаемая и крупная немецкая компания поставила нам оборудование, но не смогла своевременно провести пусконаладку. Более года мы ждали, когда они его доработают и запустят, понесли большие потери времени и денег.

Конечно, поставщики должны соответствовать нашим критериям, но мы не бюрократы, и, если сумма сделки небольшая, мы ведем себя спокойно и гибко. Можем не требовать финансовых гарантий, но это всегда индивидуальная история.

Партнерство для нас – это дорога с двусторонним движением. Если мы надежный покупатель для поставщика – мы можем рассчитывать на такое же отношение с его стороны, независимо от критериев, которые мы сами себе придумали. И жизнь показывает, что в нашем бизнесе не все решают деньги. Например, мы много лет покупали сырье у одного поставщика, а потом переключились на нового с более низкой ценой. В краткосрочной перспективе выиграли, но в следующем сезоне возникли проблемы с закупкой необходимого объема.

Некоторых поставщиков мы буквально «растим» под свои потребности. К поставщику другого вида сырья, первые образцы продукции которого были не самого высокого качества, мы отправляли инспекторов, которые налаживали оборудование, давали консультации, и в результате добились нужного качества. Сегодня это самый надежный наш партнер, который понимает наши требования с полуслова.

В целом в работе с поставщиками мы видим много перспектив. По некоторым товарным позициям у нас есть дефицит контрагентов, достаточно тяжело формировать пул надежных поставщиков. Зато за рубежом после коронавируса образовались большие запасы сырья, цены упали по ряду позиций, а поставщики стали более сговорчивыми и идут на все возможные уступки. Это наш шанс для расширения ассортимента, который мы не упустим.