Сезонная торговля зависит от смены времен года и календарных событий. Если в этот период не среагировать на колебания спроса, можно понести убытки. Несмотря на финансовые риски, некоторые ретейлеры не учитывают сезонность. Это случается по ряду причин:

1. Нет понимания, что это важно и может на что-то влиять.
2. Нет данных для анализа. В новых компаниях или при смене учетной системы ретейлеру для проведения расчетов может не хватать информации — коэффициентов сезонности, выбросов, долгосрочных трендов.
3. Слишком большая ассортиментная матрица создает сложности при закупке: вероятность ошибки при ручных расчетах увеличивается.
4. Менеджер не успевает учесть все факторы из-за загрузки другими обязанностями.

Если вовремя не подготовиться к чередованию периодов спада и пиков продаж сезонных товаров, можно столкнуться с проблемами: потерей лояльных клиентов, сокращением продаж и заморозкой оборотных средств.

Проблема 1. Снижение лояльности клиентов
Сезонный товар нужен здесь и сейчас — покупатель не может заменить его аналогом. Если продукта нет в магазине — клиент ищет его у конкурентов.

Например, спрос на канцелярские принадлежностии к осеннему сезону резко возрастает и товар может быстро закончиться. Если ретейлер не сделал запасы, то в сентябре ему потребуется больше времени на получение заказа через поставщиков. Чем дольше нужного товара нет в наличии, тем больше прибыли потеряет магазин.

Иногда полки оказываются пустыми в разгар сезона из-за человеческого фактора: сотрудники забывают заказать определенный SKU. Это случается, если в магазине избыточная ассортиментная матрица: например, в гипермаркете с более чем 50 тыс. SKU корректные заказы по ассортименту стали выполняться только после внедрения автозаказа.

Проблема 2. Заморозка оборотных средств
Случается и наоборот: компания плавно входит в сезон, менеджеры наблюдают рост продаж и закупают большую партию товара. Вскоре динамика спроса изменяется, а на складе остается нераспроданная продукция.

В итоге реализуется убыточный сценарий: ретейлер продает невостребованный продукт по низкой цене на внеплановых акциях или оставляет запасы на складе до следующего сезона. Если у товара небольшой срок годности, то приходится его списывать.

Чтобы избежать этих проблем, нужно определить, какие товары сезонные.

Как отследить сезонность: 3 этапа
Важно помнить, что сезонными могут быть не только товары, актуальные в определенных климатических условиях, или продукты из праздничного ассортимента. Сезонные закономерности могут косвенно влиять на любые категории товаров и услуг: например, салоны красоты наблюдают пики спроса перед 8 марта или Новым годом.

Сделать то¬чные выводы о том, есть ли у ретейлера сезонная продукция, помогут следующие методы.

1. Анализ продаж
Необходимо понаблюдать за рядом продаж в течение нескольких лет и найти общую тенденцию к их снижению или росту.

2. Расчет коэффициента сезонности
Для этого есть специальная формула: сумма продаж за месяц / среднее от суммы годовых продаж. Например, коэффициент сезонности января = 10 продаж за январь / (300 продаж года / 12 мес.).

3. Оценка колебания коэффициентов сезонности
Если за выбранный период от месяца к месяцу они составляют примерно 20% и всплески или спады случаются в один и тот же промежуток, можно говорить о сезонности продаж.

Сезонные товары отличаются неравномерным спросом. Поэтому важно регулярно пересматривать их актуальность и формировать прогноз.

Четыре шага к правильному прогнозированию сезонного спроса
Чем более сезонным является продукт, тем сложнее им управлять. С этим связаны три ключевые проблемы:
— необходимость закупать товары заранее, чтобы подготовиться к высокому спросу и успеть до роста цен на поставки. Это требует больших вложений и вызывает сложности с хранением, особенно в случаях со скоропортящейся продукцией;
— высокий риск остаточного послесезонного запаса, который будет занимать место на складе до следующего периода. А неактуальные товары, например нераспроданные новогодние открытки с датой, или несвежие мандарины продавцу придется списать;
— неточные данные о продажах товара в течение года, которые не подходят для прогнозирования. Это может привести к просчету при закупке и ситуации overstock или out-of-stock.

Минимизировать эти риски поможет правильный прогноз спроса. Сформировать его можно за четыре шага.

1. Классифицировать товары, на которые влияет сезонный спрос
Можно опираться на три параметра.

а) Жизненный цикл
Для определения длины цикла достаточно задать вопрос, будет ли актуален товар вне сезона. Например, новогодние украшения: все, что осталось в магазинах после праздника, превратится в пассивный запас. Есть продукты, которые актуальны круглый год, но испытывают пики и спады спроса в зависимости от сезона. Ингредиенты для варенья покупают всегда, но их продажи заметно возрастают в период сбора ягод.

б) Продолжительность сезона
Периоды повышенного спроса бывают краткими и длительными.
К первым нужно готовиться заранее и запасать необходимое количество продукта. Во втором случае есть возможность пополнять запасы несколько раз.

в) Время совершения покупок
Время выполнения заказа влияет на срочность решения о закупке: будет оно приниматься заранее или можно постепенно пополнять запас в течение сезона. Если заказ выполняется долго, определиться с закупкой лучше как можно раньше. Короткое время выполнения заказа означает, что продажи во время сезона можно использовать для прогнозирования спроса и принятия дополнительных решений о закупке.

Эти характеристики необходимо учитывать при выборе эффективной модели управления сезонными запасами.

2. Предугадать пики
Нужно провести анализ тенденций за несколько лет. Простой пример: если из года в год в октябре — ноябре автомобилисты меняют летние шины на зимние, то вероятность повторения ситуации пикового спроса в текущем сезоне высока.

3. Понять уровень неопределенности
В рамках прогнозируемых пиков могут действовать непредсказуемые факторы. В случае с магазином шин это будет погода в ноябре, экономическая нестабильность, возможное сокращение количества автомобилей, открытие магазина конкурентов неподалеку. Каждое из условий влияет на уровень сезонного спроса и должно учитываться при прогнозировании.

4. Спрогнозировать размер спроса на пиках
В расчетах спроса используются коэффициенты сезонности и данные о росте числа продаж в сезон относительно средних значений.

Правильный прогноз спроса обеспечит точность рекомендаций по сезонным запасам. Есть и другие параметры, которые стоит учесть при управлении логистическими процессами в сезон.

Параметры контроля над сезонностью
На внешние факторы, создающие сезонность, ретейлер повлиять не может. Однако управлять эффективностью продаж можно даже в ситуациях максимально нестабильного спроса, если уметь настраивать процессы компании с учетом ряда параметров.

• Коэффициенты сезонности внутри года
Коэффициент сезонности используется в расчетах. Например, если в какой-то месяц он равен 8, то и заказ будет в 8 раз больше, чем в период вне сезона.

• Сезонность внутри недели
Показатель актуален для продуктового ретейла с ростом спроса к концу недели — в пятницу и выходные дни, — когда потребители закупаются впрок.

• Прогноз продаж
Важно правильно рассчитать, сколько будет реализовано товара: для этого к прогнозному значению, например среднедневных продаж, применяется коэффициент сезонности внутри года.

• Выбросы
К ним относятся атипичные продажи, всплески, тендеры, промоакции. Если учитывать их при анализе продаж, можно значительно исказить сезонность. Например, компания выиграла тендер в августе и продала 1000x товаров. Но это не показатель летней сезонности, а всплеск, который нужно исключить из анализа.

• Долгосрочные тренды
Это может быть плавная динамика, снижение или повышение спроса от года к году. Важно учитывать тенденцию продаж, чтобы не случилось стагнации.

• Страховые запасы
Правильно рассчитанные запасы обезопасят склад от перезатарки и нехватки продукции. Эти проблемы бывают вызваны большим количеством номенклатурных позиций, неэффективной оценкой факторов расчета, загруженностью персонала другими задачами и сильной текучкой кадров.

• Графики поставок
Чем чаще поставки, тем быстрее можно отреагировать на изменение спроса. В этом случае важна работа менеджеров с поставщиками по поиску оптимальных условий.

Оптимизация уровня страховых запасов, точное прогнозирование спроса и правильно сформированная ассортиментная матрица помогут сократить случаи дефицита и профицита. Ретейлер будет вкладывать средства в актуальные товары.

Когда счет SKU идет на десятки тысяч, сложно провести расчеты вручную качественно и быстро. В этой ситуации помогут автоматизированные решения. Программа спрогнозирует продажи в сезонный период для каждого магазина и исключит риски недостатка продуктов в начале сезона и перезатарки в конце.

Чтобы управлять сезонными запасами, нужно учесть длинный список параметров. Однако компании, которым удалось справиться с сезонностью, превращают связанные с ней проблемы в возможности, увеличивают продажи и прибыль.