С 1 января 2020 года в России началась реформа государственного инспекционного контроля. Напомню, что до 2015 года в стране определенный порядок проверок существовал, но, например, в список проверяемых государственной инспекцией труда (ГИТ) компаний организации попадали по случайной выборке, не было требований к тому, какие вопросы задают инспекторы при проверке, не было официального, то есть закрепленного нормативными актами, перечня документов, которые запрашивает ГИТ при проверке, размеры административных штрафов, установленные ст. 5.27 КоАП, были щадящими — до 50 тыс. рублей для юридических лиц, до 5 тыс. рублей — для должностных. То есть была ситуация, когда бизнес не особо переживал по поводу проверок.

С 2015 до 2019 года шла подготовка к реформе, и это был период создания и тестирования инструментов нового государственного контроля. Основная апробация инструментов началась в 2018 году, когда был введен риск-ориентированный подход, который влияет на периодичность проведения проверок ГИТ. Тогда же были внедрены проверочные листы ГИТ. За последние 5 лет ужесточались административные санкции за нарушение трудового законодательства: сейчас у нас новая редакция ст. 5.27 КоАП. Роструд создал рейтинг нарушений по степени риска. Поменялся формат работы внутри инспекционных органов. В прошлом году в октябре вступил в силу новый административный регламент проведения инспекционных проверок.

Но кроме этого, произошло изменение в ст. 360 Трудового кодекса, в которой появились расширенные основания для проведения внеплановой проверки ГИТ. Это очень важно, потому что плановая проверка — вещь прогнозируемая. Если я как кадровик знаю, к какой категории риска отнесена моя компания как работодатель, то я понимаю, с какой регулярностью у меня будут проходить проверки.

При плановых проверках, согласно новому регламенту, мы четко понимаем, что должны применяться проверочные листы, они все открыты на сайте ГИТ, по ним можно готовиться к проверкам. Но это плановая проверка. Здесь все понятно. Внеплановая проверка — это всегда неожиданность. И если раньше источником внеплановых проверок были жалобы работников, то потом появилось несколько новых оснований. Так, сам инспекционный орган теперь может принять решение о проведении проверки, потому что он получил информацию от других инспекционных органов о возможных нарушениях. Кроме того, ГИТ имеет право провести внеплановую проверку на основании информации о случившемся или потенциальном нарушении, полученной из СМИ как офлайн, так и онлайн. 

Напомню, что реформа государственного контроля направлена на профилактику нарушений. Сейчас инспекторы должны выявлять нарушения, так сказать, до того, как они совершены. Поэтому контролирующие органы черпают информацию о компаниях, не только придя с проверкой, но и анализируя отчетность компании в других государственных органах, а также из перекрестных проверок другими госорганами и другой отчетности, из информации, которую работники указывают на различных федеральных порталах, где они заполняют какие-то анкеты, где проходят тесты. Это все информационные ловушки, которые, к сожалению, уже запущены. Как это все работает, говорить пока рано. Но точно можно сказать, что для бизнеса ничего хорошего нет в том, что контролирующие органы могут взять за основу проведения внеплановых проверок информацию СМИ. Так что, даже если ваша компания не стоит в плане проверок, вы должны знать новый регламент, перечень документов, который будет запрашиваться, если можете предотвратить какую-то утечку информации, заблокировав выход с рабочих IP-адресов на определенные порталы, где есть информационные ловушки, нужно провести эти превентивные мероприятия. Мы должны понять, что наступил новый период государственного контроля. И здесь нельзя опираться на свой прежний опыт: мол, были у нас проверки и раньше, и мы их все нормально прошли. Теперь новый порядок. Как прежде не будет.

Итак об административном регламенте, который вступил в действие с октября 2019 года. Несмотря на то что он большой и во многих аспектах технический, с ним нужно ознакомиться. Для кадровиков в нем полезен список документов, который имеет право запрашивать ГИТ, порядок проведения инспекционных проверок и порядок оформления документов в случае выявленных нарушений (Перечень документов, запрашиваемых ГИТ при проведении проверки, определен п. 13 регламента).

Обращу внимание на некоторые обязательные документы, которые запрашивают инспекторы при проведении проверок, и возможные последствия, к которым мы можем быть не готовы, потому что раньше эти документы никогда не запрашивали. Так, например, будут проверяться документы о том, что работник ознакомился с локальными нормативными актами, причем до подписания трудового договора. Это нужно будет подтвердить, при этом важен порядок — до подписания трудового договора.

Еще один документ — штатное расписание. Вроде бы обычный документ, но в нем очень много скрытой информации. Согласно статистике, одно из самых популярных нарушений, связанных с оплатой труда, — это дискриминация при установлении должностных окладов, то есть когда люди работают на одной позиции, а оклады у них разные. И это нарушение очень часто обнаруживается просто при просмотре штатного расписания. Конечно, в самом штатном расписании зарплатная вилка имеет место быть, но инспектор, посмотрев штатное расписание, путем задавания дополнительных вопросов может довести разговор до обвинения в дискриминации по оплате труда.  

Следующий набор документов связан с так называемым допуском к работе. И несмотря на то что с момента изменений в ТК на этот счет прошло уже 6 лет (с 1 января 2014 года в ст. 16 Трудового кодекса добавилась новая формулировка о том, что допуск к работе осуществляет работодатель или уполномоченное им лицо, а с 1 января 2015 года в Кодексе РФ об административных правонарушениях добавилось новое основание для привлечения к административной ответственности — ст. 5.27 п. 2 о допуске к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае если работодатель далее отрицает факт начала трудовых отношений. При этом за такой административный проступок предусмотрен административный штраф только на должностное лицо, то есть именно на того, кто допустил соискателя к работе, не будучи на это уполномоченным. — Ред.), у многих компаний это по-прежнему слабое место. И все должны быть готовы к ответам на вопросы инспекторов, касающиеся оформления процедуры допуска к работе. 

Следующие в перечне, который запрашивает ГИТ, — документы, подтверждающие выполнение обязательных требований в сфере защиты персональных данных работников. К сожалению или к счастью, очень долгое время инспекторы не лезли в вопросы защиты персональных данных работников, хотя это целая глава в ТК. Сейчас это обязательный документ, который инспекция должна запрашивать и проверять. Для компании это еще одна дополнительная зона риска, потому что инспектор труда, если будет понимать, что нарушения у компании глубже, чем только по работникам, может по системе межведомственного взаимодействия привести в компанию Роскомнадзор. А это уже другая, не менее серьезная проверка, с более крупными штрафами.

Новая зона риска — документы, подтверждающие соблюдение режимов работы. Я не знаю практически ни одной компании, в которой не было бы с этим проблем. Стандартная история: в договоре написано одно, люди работают по-другому, в табеле отмечается еще как-то, платим как в договоре. Несовпадение локальных документов с жизнью — это повальная история. Это приводит к тому, что проверяющие обвиняют компании в подлоге документов, в неоплате сверхурочных, в неоплате работы в выходные, в некорректном описании режима работы. Вокруг режимов, кстати, сейчас много законопроектов, они касаются ненормированного режима, сменного. В ближайшие годы, начиная с 2020-го, это будет топовая тема. Кстати — возвращаясь к проверочным листам, — теме трудового режима посвящено четыре проверочных листа, есть этот вопрос и в других проверочных листах отдельными вопросами. 

Следующий набор документов, проверка которых тема не менее острая, чем режим работы, — это время отдыха. Здесь все, что связано с еженедельным отдыхом, ежесменным, это и перерыв для отдыха и питания внутри рабочего времени, это и ежегодный отпуск. В перечне документов упоминается соглашение между работником и работодателем о разделении ежегодного отпуска. А за этим следует масса вопросов: чем можете подтвердить, что человек дал согласие на такое разделение, вносится ли это разделение в график отпусков и т.д. И это все компании нужно подтвердить.

Документы, касающиеся оплаты труда, и в частности подтверждения индексации зарплат. Хочу обратить внимание на то, что инспектор должен будет проверить документы, устанавливающие порядок индексации зарплаты и подтверждающие фактическое проведение этой индексации. То есть у компании не просто индексация должна быть прописана в локальных актах, но и должны быть документы, подтверждающие, когда в последний раз ее проводили в реальности и насколько. И вот интересный момент: ГИТ проверяет «запросы работодателя о росте потребительских цен на товары и услуги». То есть инспектор имеет право запросить документы, которые подтверждают, что вы запрашивали такие данные, прежде чем определили, насколько индексировать зарплату. Обо всем этом могут и будут спрашивать теперь при проверках. Будут проверять платежные поручения, потому что компания должна подтверждать и своевременность получения работниками денег. Другой острый вопрос с документами касается удержания. На самом деле есть всего четыре случая для законного удержания в рамках трудового кодекса. Но на практике работодатели удерживают с работников и за спецодежду, и за ДМС, и за автомобили, и за перерасход мобильной связи. А закон запрещает делать эти удержания. По удержаниям есть проверочный лист №17. Оплата труда — проверочный лист №7 — тоже сложный для проверки. На нем последние 2 года, как говорится, сыпятся многие компании. Там и вопросов много, и по каждому вопросу еще больше подтверждающих документов.

Документы, касающиеся охраны труда, — важная тема. Здесь существует 14 проверочных листов только по общим вопросам. Важная она потому, что именно нарушения, связанные с охраной труда, могут поставить под вопрос существование компании. 

Несколько слов о проверочных листах. Они существуют уже 2 года. Сейчас их 132, но обещают, что будет больше. Компании должны помнить — и это своего рода средство самозащиты от произвола, — что при проведении плановых проверок инспектор обязан использовать проверочные листы. На практике случалось, что инспекторы на плановые проверки приходили без них, а на внеплановые проверки — с листами, задавали не все вопросы или лишние. А надо знать, что в регламенте прописано: при проведении плановой проверки инспектор обязан использовать проверочные листы, и вопросы он может задавать только по проверочному листу. Кстати, в распоряжении ГИТ о плане проверки должно быть указано, какие проверочные листы подлежат применению в компании при плановой проверке. Это тоже своего рода степень самозащиты — чтобы инспектор действовал только по заявленным листам, никаких других в дополнение. Что касается оформления документов о проверке, то важное требование к ним — конкретика: прямая ссылка на нормативно-правовой акт, на реквизиты тех документов, которые устанавливают требования, которые были нарушены компанией, на реквизиты проверочного листа.

И еще одна полезная вещь, с которой кадровику надо работать. В конце прошлого года Роструд выпустил перечень 76 типовых нарушений, проранжировав их по 10-балльной шкале по степени риска. Нарушения, которым установлен балл от 7 до 10, относятся к нарушениям высокого риска, от 4 до 6 — среднего, от 1 до 3 — низкий риск. На что это влияет? В зависимости от того, какое нарушение найдут и к какой категории риска оно относится, и будут определены санкции. К примеру, нарушение по ведению трудовых книжек оценивается в 1 балл, то есть относится к низкой категории риска. При обнаружении такого нарушения инспектор не имеет права применить тяжелые санкции. А вот фактическое допущение работника к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, оценивается в 8 баллов. Кто из нас наладил процедуру допуска, у кого есть положение, уполномоченные лица, документы, подтверждающие, как вы осуществляете допуск? У единиц. То есть нарушения из высокой области риска не закрыли, но трудовыми книжками, которые оцениваются в 1 балл, мы все занимаемся усиленно. Конечно, заниматься трудовыми книжками важно, но этому уделяется столько внимания, что на работу с потенциально средне- и высокорисковыми нарушениями не остается времени и сил. На самом деле кадровики должны быть благодарны Роструду за этот перечень, потому что он четко показывает приоритеты, чем должны заниматься кадровики в первую очередь. Если у вас есть задача — а она должна быть — предотвращения рисков, которые несет компания в плане управления персоналом, нужно смотреть, какие нарушения оцениваются как тяжелые. Это расстановка приоритетов. Расстановка приоритетов важна для понимания, кто мы как кадровики для бизнеса — просто технические специалисты или все-таки те, кто защищает компанию от рисков. Мы все входим в ситуацию, когда кадры становятся для бизнеса областью достаточно серьезного риска. И задача кадровиков — защитить от него компанию.