Основа управления продуктовым контентом (product information management, PIM) — это электронный каталог товаров, который может быть у производителя, поставщика, дистрибьютора и ретейлера. В этом каталоге структурированы данные о товаре, и они постоянно обновляются. Производитель передает информацию о товаре поставщику или сразу ретейлеру, причем в том виде, в каком необходимо торговой сети. И если процесс происходит вручную — конкретный менеджер аккумулирует по всей компании из разных отделов необходимую информацию и передает все это далее контрагенту, — на это могут уйти месяцы. Это отодвигает момент попадания товара на полку или онлайн-витрину, в результате компания недополучает прибыль. Но если автоматизировать процесс, то он будет занимать не более недели.

Процесс ручного листинга у поставщиков

Если появляется новый товар, то информацию поставщик собирает и заносит в Excel, который потом отправляют представителю ретейлера. Фото передают отдельно, архивом или загружают на какой-то портал/сервер/файлообменник. Затем ему нужно передать эти данные ретейлеру. Данные о товаре — это обычно название, описание, ключевые или функциональные особенности, весогабаритные характеристики (длина, ширина, высота и вес) и т.д. Есть и требования к фотографиям: несколько ракурсов товара в упаковке (спереди, сзади, сбоку), товар без упаковки, сертификаты и инструкции и пр. Нужны не просто разные фото, а в определенном разрешении (например, 1000 на 1000 пикселей). Также есть требования по формату выгрузки и названию файлов. Например: все фото надо выгружать одним архивом или в отдельные папки и содержать в названии файла порядковый номер для отображения на сайте. Это важный нюанс, так как на переименование и конвертирование фото уходит много времени и как правило это процесс не автоматизирован.

Обычно все эти данные находятся в разных отделах компании-поставщика. Процесс их поиска и сбора может занимать у менеджера, ответственного за эту работу, много времени из-за получения доступа к корпоративным хранилищам или человеческого фактора (коллеги из других отделов долго не отвечают на запрос, например).

Но вот все данные собраны. Теперь их нужно адаптировать под требования ретейлера. Например, перевести из сантиметров в метры и/или составить уникальное название, изменить разрешение фотографий и переименовать все файлы по определенной логике или формату. После нужно проверить все на наличие ошибок, и если их нет, то отправить информацию ретейлеру. Для этого они отправляются категорийному менеджеру ретейлера по почте или загружаются на портал /сервер/файлообменник, на что уходит еще время. Затем поставщик ждет, когда ретейлер со своей стороны проверит всю полученную информацию. Хорошо, если ошибок нет. Если они есть, то поставщик получает информацию обратно для корректировки. При этом ретейлер не всегда уточняет, в чем именно ошибка.

Процесс ручного листинга у поставщиков

Теперь посмотрим, как процесс ручного листинга устроен у ретейлера. Компания получает данные о товаре от поставщика, которые нужно проверить на наличие ошибок и соответствие формату. Если все корректно, то данные загружаются на сайт вручную или через специальное программное обеспечение, и информация о товаре появляется на сайте.

Время процесса от запроса данных по товару до внесения их в каталог зависит от многих факторов (сотрудник поставщика занят и не отвечает ни на звонки, ни на сообщения в мессенджерах, он в командировке или болеет и т.д.) и может занимать от 1 часа до 1 месяца на один товар. И это при условии, если требуемые данные у поставщика есть. Но их может и не быть. Например, поставщику надо сфотографировать в нужном ракурсе все товары и сделать описание каждого так, как это требуется ретейлеру. Если одну сеть устроит описание «Кукла Принцесса в ассортименте», то другая потребует предоставить данные с именем каждой принцессы, если это персонажи какого-то мультфильма. В общем, процесс получения корректных данных может занять месяцы.

Проблемы ручного листинга

Теперь подведем итог. Перечислим проблемы, возникающие при ручном процессе управления продуктовым контентом.

— При ручном процессе до 30% ошибок в данных обнаруживаются только на стороне ретейлера.

— Аналоговые процессы занимают до 40% рабочего времени сотрудников.

— Ручной процесс ввода данных в каталог занимает от 1 до 6 месяцев. До 90% этого времени — это сбор данных из разных источников и адаптация их под требования ретейлера. То есть вместо того, чтобы продукт продавался онлайн, время тратится на сбор и подготовку контента. Каждый упущенный день — упущенная прибыль (посчитать ее можно, умножив средний чек продукта на среднюю конверсию по ретейлерам и среднюю посещаемость сайта).

Автоматизированный процесс листинга

При автоматизированном процессе IT-компания подключает свою программу к разным отделам (закупщикам, маркетологам, рекламщикам, логистам и т.д.) поставщика и/или ретейлера. При этом необязательно, чтобы все отделы работали на одной платформе, одни могут работать в 1С, другие — создавать таблички в Excel. Автоматическая программа сама соберет всю нужную контрагенту информацию для каталога, обработает ее под требования ретейлера и затем передаст ее. И все это происходит в ежедневном режиме, на что уходит всего несколько минут. То есть после того, как, например, у поставщика появился новый товар и разные отделы внесли данные о нем каждый в свою программу, в которой работает, эта информация благодаря автоматизации появится у ретейлера через несколько минут. Таким образом, не надо держать несколько (а иногда это бывает и 10 сотрудников) специальных менеджеров, которые будут вручную собирать данные о товаре по разным отделам своей компании, подгонять их под нужные требования партнера и пересылать.

На рынке разработчиков софта есть несколько вариантов передачи данных своим партнерам:

1. API — прямая передача данных на сайт ретейлера или в промежуточную систему, которая передает данные на сайт. Настраивается алгоритм, который по определенному запросу забирает данные из системы компании-разработчика и отправляет ретейлеру.

При этом при передаче данные адаптируются в нужный формат. Например, забираются данные только о новых товарах и только из атрибутов (=свойство товара) «вес», «описание», «длина», «преимущества». При этом вес меняется с граммов на килограммы или с сантиметров на метры.

2. Так называемый некий «канал» (=автоматический заполнитель Excel) — загружает в систему спецификацию ретейлера и прописывает формулами, как заполнять каждую ячейку и из какого атрибута в системе брать данные для заполнения. Также настраиваются правила обработки фото. Например, для этого ретейлеру нужно выгружать только фото в упаковке, размером 600 х 800, все фото одним архивом, файлы называются по ракурсу спереди, сзади, сбоку и т.д. Такую надстройку нужно сделать один раз, далее можно выбирать нужные товары, нажимать кнопку — и все будет автоматически.

Выгода на примерах

1. Компания L’OREAL, автоматизировав процесс управления продуктовым контентом, обновила за год 1500 текущих SKU. На обновление одного SKU уходит всего 4 минуты. Компания сэкономила за счет автоматизированного ввода данных 17,9 млн рублей в год. В эту сумму входят рабочее время сотрудников, которое они тратили на ручной процесс, издержки на штрафы со стороны ретейлеров, упущенная прибыль.

2. В сети «Подружка» формирование бизнес-процессов и автоматизация заполнения и проверки атрибутов позволили сократить процесс получения данных от поставщиков от 6 месяцев до 3 недель. Благодаря упрощению бизнес-процессов число бренд-менеджеров, требуемых для взаимодействия с поставщиками, сократилось с 10 человек до одного. У сотрудников высвободилось почти полгода времени, которое они тратили на заведение товара в онлайн-магазин. Теперь товар поступает в продажу на полгода раньше, чем в случае ручного листинга.