Нашу компанию ситуация с коронавирусом в плане оптимизации не застала врасплох. Еще в 2016 году остро встал вопрос о внедрении проектного управления, поскольку с каждым годом накапливался опыт в управлении большими проектами. Практически все в компании понимали, что «проект с организацией пассажирских перевозок под ключ на мероприятие с 8 тыс. участников» в любой момент может стать «проектом по поиску новых возможностей в условиях кризиса на всех уровнях». И то и другое — разные по содержанию, но одинаковые по механике проекты. Когда ситуация в мире начала ухудшаться и стало понятно, что Россию эпидемиологическая ситуация не обойдет стороной, в середине февраля в компании была создана антикризисная группа «Антивирус» по оценке рисков при угрозе эпидемии. В течение одного дня отреагировали и перестроили бизнес-процессы, у каждого в команде появилось «окно возможностей». В то время пока многие причитали в соцсетях о том, что «нам нечем будет платить ипотеку» или «я завтра потеряю работу — ой, что будет!», сформулировали посылы (потратили время, личное в том числе) и начали их воплощать в жизнь. 

1

Бюджет

Руководители всех подразделений провели оптимизацию: за то, что раньше можно было отдать на исполнение подрядчику, теперь взялись сами сотрудники. Если не умели что-то, нужно было быстро учиться. О цифрах экономии говорить преждевременно, но у нас есть благодаря проектному управлению резерв, которого, по нашим оценкам, хватит на ближайшие полгода. Много это или мало, покажет время, но уже сейчас мы видим большое количество компаний сферы туризма и транспорта, которые закрываются и уходят с рынка, а прошел всего месяц.

 
2 

Задачи

Перераспределены задачи между отделами. Каждый в команде выступил с инициативой, что он готов делать для сохранения предприятия и себя тоже. Постоянное развитие скиллов позволило некоторым сотрудникам безболезненно справиться с выполнением задач других отделов. Сработала взаимопомощь и выручка.

 
3 

Общение

Усилили внутреннюю коммуникацию в компании за счет информации в чатах, подключили дистанционные «комнаты для встреч». В нестандартных условиях важно быстрое реагирование и быстрая перестройка всех внутренних процессов. Представители транспортных блоков оперативно предложили действенные меры: как оптимизировать затраты без ущерба безопасности и качеству сервиса. Так, у нас достаточно большой парк транспорта, половина — крупногабаритные автобусы, поэтому договорились с базами и стоянками транспорта об отсрочке по оплате аренды, запасных частей. Составили планы по антикризисному сотрудничеству с предприятиями, которые посредством нашего транспорта обеспечивают логистику сотрудников на производственные площадки. Кроме того, в таких случаях важно сплочение команды и недопущение паники. Особенно когда информационный фон этому способствует. Важна роль внутренних коммуникаций и в глобальном смысле — электронный документооборот, который начали внедрять в прошлом году, позволил снизить как финансовые расходы «на бумажки», так и человеческий ресурс.

 
4 

Личная поддержка

Во многих компаниях, и наша не исключение, празднованиям дней рождения сотрудников уделяют большое внимание. Решили, что не откажемся от этой традиции, и опробовали формат дистанционных поздравлений с днем рождения сотрудников, когда все одномоментно собираются в виртуальной комнате встреч и поздравляют именинника. Эффект присутствия сохранен, а добрые эмоции зашкаливают. Большой мотиватор!

 
5 

Будущее

Работаем над стратегическими проектами с партнерами. Как известно, в кризис мозг начинает думать по-другому. Поэтому часто рождаются идеи, которые имеют в дальнейшем бизнес-успех. Как стратеги, члены команды понимают, что самое сложное еще предстоит, поэтому уже сейчас нужно думать и формировать образ будущего, используя тренды, риски и возможности. Так родились проекты по новым направлениям компании, которые уже находятся в проработке и с середины апреля запущены в работу.