Сегодня в розничной сети ИКЕА в России работает около 8 тыс. человек, многие из которых выбирают гибкий график, что подразумевает начало и окончание смены в любое время суток. При этом мы очень серьезно относимся к соблюдению законодательства и внутренних правил трудового распорядка, которые иногда даже превышают требования ТК РФ.

Расписание всех сотрудников составляются отделами планирования персонала вручную в Excel, учет рабочего времени проводится в полуавтоматическом режиме в программе InVision. В регионах нет единого инструмента для прогноза бизнес-драйверов и рабочих часов. В целом такая система учета не отвечает требованиям бизнеса. Исходя из этого, у компании возникла необходимость в замене текущей системы и множества инструментов на один единый, который соответствовал бы запросам компании.

На международном уровне глобальный проект оптимизации процесса планирования и учета рабочего времени был запущен еще в сентябре 2009 года. В его рамках ИКЕА во всех странах внедрила подход к планированию, который подразумевает передачу этой функции от менеджеров в специализированный отдел, как следствие, ресурсы компании стали использоваться рациональнее, появились также новые возможности в аналитике результатов. Система КРОНОС уже используется в подразделениях ИКЕА в США, Канаде, Англии, Ирландии, Норвегии, Австралии, Хорватии, Южной Корее, Японии, Китае, Голландии, Индии, Польше и Португалии. В ближайшем времени на нее перейдут Италия и Россия.

Суть проекта — преобразовать существующую программу в современный инструмент, отвечающий всем требованиям российского законодательства и правилам внутреннего трудового распорядка компании. Основная цель проекта заключается в том, чтобы соответствовать глобальным процессам ИКЕА в вопросах оплаты труда и повышения эффективности процессов планирования персонала.

Ожидаемые выгоды для ИКЕА Россия от проекта КРОНОС:

• повышение удовлетворенности клиентов: лучший сервис и более короткое время ожидания;

• повышение удовлетворенности сотрудников: меньше рутинной работы, а значит, больше времени у менеджеров для развития сотрудников;

• преимущества для бизнеса: больше времени у менеджеров для развития бизнеса, здоровая эффективность и производительность, в долгосрочной перспективе — повышение продаж за счет более высокой удовлетворенности клиентов.

Реализация проекта занимает немало времени: мы начали работу в октябре 2016-го и только в марте 2019-го приступили к пилотированию в первых магазинах. За это время мы прошли несколько стадий:   

• сбор информации о потребностях;

• согласование дизайна;

• взаимодействие с командой разработчиков;

• проверка получившегося дизайна;

• согласование отклонений от первоначального запроса;

• тестирование системы.

1 марта 2019 года состоялся запуск системы КРОНОС в двух пилотных магазинах ИКЕА. Завершить внедрение во всех магазинах планируем в мае 2020 года, то есть в целом на все уйдет 3,5 года.

Над внедрением новой системы работает команда из семи человек — это руководитель проекта, специалист по учету рабочего времени, специалист по планированию персонала, специалист по интеграции и миграции данных, специалист по коммуникациям и внедрению изменений, тест-лидер, тренер-координатор. Все они были задействованы на разных стадиях реализации проекта, кроме того, у каждого есть свой заместитель. Российскую команду поддерживает группа экспертов по внедрению системы КРОНОС из штаб-квартиры ИКЕА.

Сама система состоит из нескольких модулей: планирование рабочего расписания, учет рабочего времени, планирование отпусков и интерфейсы с другими глобальными системами. На запуск всех процессов в каждом подразделении требуется 2 месяца. В течение первого месяца происходит внедрение функции учета рабочего времени. Сотрудники учатся изменению расписания в системе с помощью электронных запросов — как с рабочих компьютеров, так и по внешним ссылкам с любых других устройств. В будущем также планируется разработка мобильного приложения.



В течение второго месяца происходит пробное составление расписания с помощью функции автопланирования. Что это значит? Сотрудники оставляют свои пожелания в графике работы в системе, бизнес-навигатор работает с созданием прогноза. После внесения всех необходимых данных специалист по планированию графиков работы создает пробное расписание и сверяет его с потребностями бизнеса совместно с менеджером. Если расписание соответствует ожиданиям — оно публикуется в системе.

Как выглядит система на данный момент:   

•   техническое решение отвечает российскому законодательству и Стандартам трудовых отношений ИКЕА в отношении планирования рабочего времени и сохранности персональных данных;

• в системе существует возможность создавать точный и надежный прогноз бизнес-драйверов;

• система автоматически создает расписание на основании прогноза бизнес-драйверов и распределяет рабочие часы в соответствии с нормой учетного периода;

• планирование и учет рабочего времени происходят в одной и той же системе;

• у всех сотрудников ИКЕА есть доступ к электронной версии своего расписания через персональный портал;

• система автоматически распознает и подсчитывает ошибки в расписании и сразу сообщает о них;

• в системе можно создавать график отпусков с учетом информации о неиспользованном отпуске;

• процесс подтверждения рабочих часов в новой системе автоматизирован, что значительно снижает необходимость в ручных корректировках;

• система позволяет сократить рутинную работу, в результате чего у специалистов по планированию расписания остается больше времени для бизнес-анализа.

Мы уже получаем положительные отзывы о программе от сотрудников «пилотных» магазинов.

Основные сложности, с которыми мы столкнулись, касаются принятия изменений сотрудниками. Команда проекта прилагает много усилий для адаптации всех участников процесса к новому инструменту, к новым формам взаимодействия. Конечно, это непросто. Для обмена информацией мы проводим регулярные встречи, в нужный момент вовлекая отдел по работе с персоналом. Очень важно отмечать промежуточные успехи и обсуждать действия при выявлении ошибок. Находя ошибки в работе программы (реальные или потенциальные), мы оперативно сообщаем о них команде технической поддержки проекта, которая быстро реагирует на наши запросы.

Задача на ближайшее время — поддерживать энтузиазм сотрудников магазинов, их желание экспериментировать, а также изучать новые полезные возможности программы.