Формирование реестра платежей арендатора и работа с ним
Первое, с чего надо начать, — сформировать управленческий инструмент «Реестр учета платежей арендаторов».
По сути, реестр — это история платежей всех арендаторов. Файл в формате Exel является простейшей формой реализации такого реестра. Организовать историю платежей в наше время можно на базе многих автоматизированных систем. Два основных блока должны присутствовать в реестре: первое — это полная информация о финансовых аспектах договора аренды (юридическое лицо, бренд, дата договора, срок договора, ставка аренды, другие применимые платежи, размер и периодичность индексации и т.д.). Второе — план/факт поступлений от арендатора (дата, сумма).
Основная работа с этим документом предстоит ответственному сотруднику по работе с арендаторами и бухгалтеру-экономисту. По факту поступления денег на расчетный счет бухгалтер вносит данные о произведенной оплате в реестр. В свою очередь, менеджер в первую дату платежа по договорам аренды начинает практическую работу с реестром с того, что отсеивает тех арендаторов, которые внесли оплату, и тех, у кого дата платежа еще не подошла, и формирует размер дебиторской задолженности на текущую дату. Именно с первого дня отсутствия денег на счету арендодателя необходимо начинать регулярную работу по сбору дебиторской задолженности.
Телефонные переговоры
В первый день неоплаты менеджер обзванивает представителей всех компаний, от которых аренда не поступила. И впоследствии ежедневно повторяет эту процедуру. Результатом таких обзвонов будет актуальная картина по задолженности как для управляющего, так и для финансовой службы, которая планирует поступление и расходование средств арендодателя. Именно регулярные телефонные переговоры с ответственными сотрудниками арендатора дают понимание для менеджера, какие суммы поступят в ближайшее время, а истребование каких сумм может затянуться.
В одном из региональных ТРЦ введение регулярного обзвона арендаторов в должностные обязанности одному из сотрудников увеличило сбор аренды с 20% запланированных сумм в первый месяц работы ТРЦ до 80% всех арендных платежей на третий месяц работы объекта. В первую очередь телефонные переговоры формируют понимание о качестве дебиторской задолженности.
Первичная претензионная работа
На этом этапе финансовая служба совместно с менеджером должны рассчитать покрытый депозитом возможный период работы магазина арендатора.
Если оплата не поступила от арендатора на третий день, а поступили только обещания оплатить, необходимо направить письменную претензию. Шаблоны таких претензий должны быть составлены юридической службой и заполняться они вполне могут самостоятельно менеджером. В претензии должно быть указано: сумма просрочки, размер пени/штрафов к начислению и намерение арендодателя воспользоваться своим правом начисления неустоек и правом ограничить работу магазина. Такую претензию рекомендовано передавать через уполномоченное для приема/передачи документации лицо в магазине арендатора. Это сделает вашим «агентом влияния» старшего в торговой точке, который, видя угрозу закрытия, дополнительно будет задавать вопросы ответственным лицам со стороны арендатора за проведение оплаты. Также необходимо направить претензию в установленном договором порядке. Некоторые управляющие компании и собственники пропускают этот шаг и сразу переходят к следующему.
Досудебная претензионная работа
По факту неоплаты аренды после предыдущих действий необходимо подготовить юридически оформленную, документально выверенную претензию совместно с юридическим департаментом и направить ее арендатору в установленном договором порядке. Одновременно с претензией необходимо направить счет на штрафы/пени в полном объеме на дату выставления претензии.
На практике досудебная претензионная работа проводится не каждый месяц, и если арендатор довел свои неоплаты до этого момента, то арендодателю пора начинать искать замену такому арендатору.
Злостная неоплата арендной платы
Последней мерой возможного истребования задолженности является закрытие магазина. Действенна эта мера не всегда, так как, если, например, федеральная сеть не заплатила до этого шага, значит, глубина проблемы значительно больше, чем просто истребование дебиторской задолженности, и уже переходит в ведение юридического подразделения для практической оценки возможности расторжения договора. В результате до этого шага добирается не более 5% от общего объема задолженности.
Закрытие магазина
Дальнейшие действия переходят в епархию юридического подразделения, так как насущным становится вопрос закрытия магазина и возмещения накопленной задолженности по аренде. А это уже совсем другая история, которая во многом зависит от формулировок в договоре и политики собственника, который еще на этапе шага 4 должен определиться с порядком взаимодействия с арендатором в условиях исчерпания денежного покрытия от арендатора.
Вместо вывода
Первые три шага обычно укладываются в неделю после наступления даты платежа по договору. Последующие шаги осуществляются еще в течение 2-3 недель. Основная задача управляющего объектом — не затягивать разбирательство с арендатором дольше покрытого депозитом (или авансом) периода.
Работа в авральном режиме и системная ежедневная процессная работа — это два взаимоисключающих способа организации сбора дебиторской задолженности. И в данном случае все в руках собственника и его управляющих. Главное помнить: благополучие ТРЦ зависит от выручки арендаторов и надо дать возможность им зарабатывать. Ведь если магазин прибыльный, то арендная плата за площади, на которых он расположен, будет вноситься всегда и вовремя.