Если вы зайдете в бухгалтерию любой российской розничной сети и спросите, что их больше всего раздражает в работе, вам, скорее всего, ответят: «Акты сверок». Кроме того, что составление актов не самое веселое занятие, оно отнимает до 70% бухгалтерского времени. Зарплаты, отпускные, декретные, налоги — минутное дело по сравнению с ними. Поэтому, когда речь заходит об оптимизации бухгалтерских процессов, в первую очередь вспоминают акты сверок взаиморасчетов с контрагентами.

Ретейлер, сломавший шаблон
Сейчас оптимизация чаще всего равна автоматизации или роботизации, которой в крупных сетях занимается ИТ-подразделение во главе с ИТ-директором. Если ИТ-директор решил, что не обойтись без компетенций стороннего интегратора, он его находит, и они вместе придумывают план действий — от и до. Во всяком случае я думал, что так всегда бывает, пока к нам как интегратору не пришел ИТ-директор сети «Рацион» (название вымышленное), который сломал шаблон.

Я отвечаю за внедрение RPA в «Первом Бите». Рассказываю о своем раннем проекте, в котором роботизация сразу не задалась, и показываю для сравнения аналогичный проект, где всё прошло гладко. Надеюсь, этот опыт поможет всем, кто думает об оптимизации бизнес-процессов в своей компании — не только в бухгалтерии.

Зачем нужны акты сверки 
Акты позволяют понять, кто кому должен денег — поставщик контрагенту или наоборот. В актах бухгалтеры сравнивают дебет с кредитом по каждой поставке и закупке; если видят разные суммы, готовят протокол, куда заносят расхождения. Потом высылают партнерам протокол вместе со счетом на оплату или подтверждение об оплате. Большинство бухгалтерий делает такие акты несколько раз в год для каждого контрагента.

Представьте, что у розничной сети 500 поставщиков. «Милк+» поставляет молоко каждый день, «ИП Варданян А. А.» поставляет печенье раз в 2 недели, «Мелькомбинат №1» — муку и крупы раз в месяц и так далее. Все первичные документы по закупкам поступают в учетную систему, обычно «1С», откуда бухгалтеры берут данные для сверки: даты, ИНН, КПП, номера документов. Еще всё надо сравнить с актами, которые присылают 500 поставщиков. В итоге собираются таблицы с тысячами и десятками тысяч строк. Вот почему это нудная и трудоемкая работа для человека.

Пример акта сверкиАрхив «ММ»

Клиент и задача
У региональной сети «Рацион» классический формат у дома: продукты питания, алкоголь, бытовая химия. В штате 70 бухгалтеров, есть свой ИТ-департамент. По какой-то причине ИТ-директор был радикально настроен к бухгалтерам. Когда он пришел к нам за роботизацией актов сверки (запрос был именно таким), он попросил: «Сделайте робота, чтобы уволить всю бухгалтерию». Мы удивились, заметили, что не все бухгалтеры занимаются актами сверок и вообще RPA без людей не работает. После этого запрос скорректировался: «Тогда сделайте робота, чтобы сначала уволить 30% бухгалтеров, а потом всех».

Самым удивительным было то, что в бухгалтерии «Рациона» знали о планах на их счет. Им честно сказали: мы решили оптимизировать ваши процессы с помощью роботов, так что скоро вам придется уволиться. Такое прямодушие сыграет свою роль в проекте.

Решение
Любая роботизация начинается с анализа процессов, которые нужно оптимизировать. Может оказаться, что роботы бессильны и нужно разворачивать классическую автоматизацию. Часто бывает, что процесс, который по идее должен укладываться в четкий алгоритм, почему-то делается с массой исключений. Например, один бухгалтер для отчета сохраняет цифры в папках «Мы должны» и «Нам должны» на рабочем столе, а другой берет их напрямую из «1С» и заносит в акт. Надо найти самый логичный и короткий алгоритм, по которому будет действовать робот.

У «Рациона» все было отлично: акты сверок делали по шаблону, отработанному годами. Другие бухгалтерские процессы отклонялись от желаемого алгоритма, но пока речь шла только об актах сверок. Для роботизации решили использовать робота от UiPath — самого популярного и быстрорастущего разработчика RPA в мире. 

По опыту, изучение подобных бизнес-процессов, настройка робота и его запуск занимают 3-4 недели. Поэтому мы планировали передать «Рациону» готового робота максимум через месяц, ведь акты сверок — идеальный объект для роботизации.

Реализация и итог
После настройки робот UiPath показал результаты, которые всех устроили. 

Количество строк: акт поставщика/акт контрагента	Время обработки роботом
3750/3750	3 минуты
3000/3050	2 минуты 10 секунд
3850/3850	2 минуты 32 секунды
1800/1750	40 секунд

Результаты тестовой проверки робота

Получалось, что одного робота (одной лицензии RPA) хватало, чтобы полностью избавить бухгалтеров «Рациона» от актов сверки. Даже оставалось время на другие рутинные процессы. Здесь надо понимать, что, во-первых, робот в разы быстрее бухгалтера, а во-вторых, он работает 24/7. Если у бухгалтера примерно 1600 рабочих часов в год с учетом отпуска, отгулов и больничных, то у робота — 8700 часов.

Вскоре после запуска начались непредвиденные сложности. Робот стал все чаще отправлять сообщения об ошибке: я не могу сверить эти акты, сверьте сами. Сами по себе такие единичные сообщения — нормальная практика, особенно на первых порах, когда робот сталкивается с чем-то незнакомым, например с новым форматом документа. Тогда робота быстро поправляют, и дальше он спокойно обрабатывает новый формат. Проблема в том, что сообщения об ошибках в «Рационе» сыпались сотнями. Робот становился источником раздражения, а не помощником.

Причина оказалась по-человечески понятной. Бухгалтеры сообразили: чем успешнее робот справляется с их работой, пусть и нелюбимой, тем быстрее их попросят написать заявление об увольнении. Они начали действовать: меняли местами столбцы в актах, вставляли пустые строки, писали латинские буквы вместо кириллических. Мы видели десятки видов «ошибок», которые робот не мог распознать. Как они догадались, как именно надо действовать? Просто в начале проекта бухгалтеры осторожно спрашивали нас: «От чего робот может упасть?», а мы честно отвечали.

Через год работы в «Рационе» робот обрабатывает меньше 10% актов сверки. Бухгалтеры в сети по-прежнему незаменимы, и никто не докажет, что ошибки в актах были искусственными. Зато ИТ-директор оказался заменимым: его уволили. Новое ИТ-руководство хочет вернуться к полноценной роботизации бухгалтерии, но перспективы туманны.

Как надо было
Параллельно с «Рационом» стартовал проект у федерального дистрибьютора лекарств. Они не поленились донести до каждого из 150 бухгалтеров, чем именно займется робот и почему его не надо бояться. Уже через 3 месяца все акты сверок делались роботом — по 50 в день. Никого не уволили, всем нашли аналитические задачи, которые роботу не по зубам. Кому-то пришлось пройти обучение, которое помогло повысить квалификацию и зарплату.

Через год после запуска в компании трудится три робота. Они занимаются не только актами сверок — обрабатывают рекламации, разгребают рутинные задачи в отделе логистики. Я не знаю, какой экономический эффект от роботизации у дистрибьютора, но думаю, что исчисляется десятками миллионов рублей. 

Чек-лист успешной роботизации с человеческим лицом

1. Понять, какие процессы в компании надо оптимизировать.
2. Определить задачи для сотрудников, которых полностью или частично заменит робот.
3. Объяснить сотрудникам цели роботизации максимально понятным языком.
4. Сформировать представление о роботе как о помощнике, а не бездушном «Терминаторе».
5. Привести примеры роботизации, где никого не уволили из-за роботов, а наоборот — повысили (один пример есть выше).