При современной скорости жизни все сферы бизнеса стремятся к упрощению и ускорению реализации всевозможных процессов. Торговые центры не отстают в этом вопросе и успешно применяют это в своей практике, поэтому уже никого не удивишь автоматизированным документооборотом и бухгалтерским учетом, а вот оптимизация процессов внутри торгового центра еще редко применяется. А зря!

В первую очередь необходимо понять зачем нужна оптимизация, ведь и так все работает. В рамках ТРЦ именно арендатор приносит наибольшую прибыль девелоперу, и он в ходе своей работы вынужден слишком много времени уделять рутинным вопросам и проходить через тернии бюрократии.

Вся эта информация поступает к администрации торгового центра и уже там назначают ответственного за ту или иную задачу. Даже на первый взгляд такая простая задача как изменение или дополнение информации на сайте ТРЦ о конкретном арендаторе пройдет через несколько специалистов прежде, чем о ней узнает тот, кто будет заниматься этим вопросом. Все это естественно замедляет процесс решения проблемы.

Компания IW Group провела анализ существующих тенденций в работе торговых центров, на основании полученных данных готовы представить главные аргументы в пользу создания портала для арендаторов и основных подрядных организаций с целью автоматизации обслуживания ТРЦ.

Автоматизированный портал ТРЦ - это своего рода CRM-система, для управление процессами протекающими в самом торговом центре. В роли клиента выступает арендатор, а арендодатель занимает административную роль. Эффективная деятельность системы достигается с помощью работы комплекса админпанели и приложения на смартфоне, чтобы у администрации торгового центра всегда была возможность отследить и проконтролировать процесс решения задачи, а специалистам сразу приходило уведомление о новой поставленной задачи прямо на телефон.

Какие процессы могут быть реализованы в рамках портала и почему это удобно для арендаторов?

1. Управление заявками арендаторов.
В качестве примера можно привести следующие виды обращений:
ввоз и вывоз товар,
проведение ремонтных работ,
протечки и поломки,
продление договоров,
льготные условия программы лояльности и системы скидок для арендаторов,
оформление пропусков для сотрудников для входа на территорию ТРЦ или служебную парковку,
раздача рекламных листовок и проведение других мероприятий,
внесение изменений на сайт с описанием арендатора,
отправка информации о проводимых акциях и специальных предложениях для размещения в социальных сетях и на сайте ТРЦ.

2. Рекламные возможности.
В личном кабинете арендатора размещается актуальная информация о рекламных возможностях ТРЦ, в том числе сетка свободных плоскостей с указанием цен, модулем бронирования и уведомлением об освобождении места.

3. Документооборот. В рамках данной функции арендатором вносятся данные о товарообороте, показания счетчиков и других переменных для выставления счетов. Более того, действует автоматическая персонализированная рассылка счетов для оплаты, настройка напоминаний о подписании актов выполненных работ и прочее.

4. Коммуникация с арендатором посредством таких электронных объявлений как сообщения о изменении времени работы ТРЦ, о новых мерах в рамках эпидемиологической ситуации, о проведении маркетингового мероприятия и т.д. Это значительно снижает нагрузку с администраторов ТРЦ, экономит тонны бумаги и позволяет забыть о нескончаемых реестрах с отметками о получении документов. Более того, в один клик можно увидеть статистику открытий письма.

5. Отчётность и аналитика от ТРЦ. Стабильно раз в месяц каждый арендатор запрашивает статистику от арендодателя по проходимости ТРЦ, куда проще загрузить данные показатели один раз в портал, нежели рассылать каждому. Арендатору на постоянной основе будет доступна актуальная накопленная информация.

В чем же преимущество портала для УК?

Для специалистов и работников управляющей компании, занимающихся обработкой поступающих заявок создается административная панель с различными категориями доступа. В ней предусмотрена возможность автоматического назначения задач, в том числе для сотрудников подрядчиков - клининга, охраны и других.
Удобным дополнением является мобильное приложения для сотрудников, которые чаще работают “в полях”, нежели в офисе. Им на телефон мгновенно будет поступать уведомления о появлении новой задачи, например, по устранению поломки или неисправности будь то неисправность автоматических дверей или лужа посередине торгового центра.
Всё это ускоряет процесс и четко распределяет задачи, сроки и ответственных, что напрямую влияет на качество работы УК. Деятельность компании становится еще понятнее и прозрачнее для партнёров.

Как это организовать?
Зачастую это происходит следующим образом. При заключении договора создаются логин и пароль для личного кабинета арендатора на портале. При вводе логина и пароля он попадает в личный кабинет, далее идет выбор раздела с необходимой задачей. Арендатор подробно описывает проблему или заполняет чек-лист и затем направляет свою заявку. Новая заявка поступает непосредственно руководителю отдела или же конкретному специалисту минуя бюрократическую канитель. В личном кабинете происходит отслеживание на каком этапе находится задача. После решения проблемы можно оставить отзыв и поставить оценку работе сотрудника.

Итак, подводя итог можно сделать вывод, что внедрение автоматического портала для ТРЦ значительно ускорит процесс решения задач. Более того, подобная автоматизация напрямую связана с сокращением издержек на ФОТ в будущем. Так как необходимость в сотрудниках координирующих работу связанную с приемом и распределением заявок просто напросто отпадет.

Если вас заинтересовала эта идея или у вас есть собственное видение проекта - пишите нам, мы воплотим его в жизнь!



на правах рекламы